0909 605 067
image
» Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp từ A-Z

Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp từ A-Z

Trong thời đại thông tin bùng nổ, một bài đăng mạng xã hội có thể dễ dàng bị trôi mất trong vài giờ. Nhưng một sự kiện họp báo được tổ chức chuyên nghiệp, có mặt trên báo chí uy tín, sẽ giúp thương hiệu của bạn: Tăng độ phủ sóng và nhận diện, khẳng định uy tín & sự chỉn chu,tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác và truyền thông.

Tuy nhiên, tổ chức họp báo không đơn thuần là đặt phòng và mời vài phóng viên đến nghe. Đó là một chuỗi quy trình mang tính chiến lược – nơi mọi chi tiết từ thông cáo, kịch bản đến backdrop, báo chí đều được tính toán cẩn thận. Và Clover By Van chính là đối tác đồng hành để đảm bảo buổi họp báo của bạn diễn ra suôn sẻ – đúng mục tiêu – được truyền thông lan tỏa. Một đội ngũ am hiểu chiến lược, biết cách kể câu chuyện thương hiệu, quản trị truyền thông và tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự.

Clover By Van – Đơn vị tổ chức họp báo chuyên nghiệp theo chuẩn truyền thông

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng chục thương hiệu lớn nhỏ ở nhiều lĩnh vực, Clover By Van hiểu rõ cách truyền thông vận hành và làm thế nào để sự kiện của bạn trở thành một dấu mốc truyền thông quan trọng, được báo chí đưa tin, được khách hàng ghi nhớ và tạo ra hiệu ứng lan tỏa sau đó.

Chúng tôi không chỉ tổ chức sự kiện. Chúng tôi xây dựng câu chuyện – kiến tạo cú bật truyền thông. Chúng tôi hiểu rõ từng bước tổ chức họp báo từ A-Z, với khả năng kiểm soát tốt cả khâu sáng tạo nội dung lẫn triển khai thực tế.

Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp từ A-Z

Bước 1: Tư vấn chiến lược & lên kế hoạch tổng thể

  • Tiếp nhận mục tiêu tổ chức họp báo: ra mắt sản phẩm mới, khai trương chi nhánh, công bố hợp tác, xử lý khủng hoảng, kêu gọi vốn…
  • Tư vấn hình thức tổ chức phù hợp: họp báo trực tiếp, trực tuyến, livestream, kết hợp…
  • Xác định thời điểm tổ chức phù hợp với mục tiêu truyền thông và lịch hoạt động thị trường
  • Xây dựng timeline triển khai chi tiết
  • Dự trù ngân sách & phân bổ hạng mục chi tiêu hợp lý

Bước 2: Chuẩn bị nội dung truyền thông

  • Viết thông cáo báo chí theo chuẩn tin bài của các tòa soạn lớn
  • Soạn thảo bài phát biểu của đại diện thương hiệu, MC, kịch bản dẫn chương trình, Q&A…
  • Thiết kế thông điệp truyền thông nhất quán, súc tích, dễ lan truyền
  • Lên danh sách báo chí mục tiêu theo lĩnh vực phù hợp (làm đẹp, công nghệ, startup, kinh tế, thời trang…)
  • Gửi thư mời báo chí, xác nhận người tham dự

Bước 3: Thiết kế hình ảnh & nhận diện sự kiện

  • Thiết kế backdrop, banner, thư mời, slide trình chiếu, tài liệu họp báo
  • Phối cảnh tổng thể sự kiện (trang trí, trưng bày sản phẩm, khu check-in…)
  • Đảm bảo sự thống nhất giữa hình ảnh và thông điệp thương hiệu
  • In ấn và thi công theo kế hoạch

Bước 4: Tổ chức triển khai sự kiện

  • Setup không gian sự kiện đúng kế hoạch
  • Điều phối đội ngũ nhân sự onsite (MC, lễ tân, âm thanh – ánh sáng, quay phim – chụp ảnh…)
  • Hỗ trợ báo chí tác nghiệp tại sự kiện
  • Hướng dẫn phát ngôn, xử lý tình huống phát sinh tại chỗ
  • Tường thuật trực tiếp (nếu có livestream)

Bước 5: Truyền thông sau họp báo

  • Tổng hợp tin bài từ báo chí đã đưa tin
  • Báo cáo truyền thông chi tiết: số lượng bài, lượng tiếp cận, chỉ số tương tác
  • Biên soạn nội dung đăng lại trên mạng xã hội, website, fanpage thương hiệu
  • Gửi thư cảm ơn đến báo chí và khách mời
  • Đề xuất các bước truyền thông tiếp theo sau họp báo (chuyển đổi, duy trì độ nóng…)

Vì sao nên chọn Clover By Van để tổ chức họp báo?

1. Thiết kế & hình ảnh chuyên nghiệp: Đội ngũ thiết kế nội bộ giúp đảm bảo hình ảnh sự kiện đồng nhất, có chiều sâu thị giác và đúng gu thẩm mỹ của từng thương hiệu. Chúng tôi cam kết chỉn chu từ slide đến backdrop.

2. Tối ưu ngân sách – hiệu quả truyền thông cao: Không phải cứ tổ chức hoành tráng là hiệu quả. Clover By Van biết cách chọn đúng điểm nhấn. Không phô trương tốn kém, hạn chế chi phí không cần thiết, giúp thương hiệu vẫn nổi bật mà không bị “đốt ngân sách”.

3. Hiểu báo chí – hiểu truyền thông: Clover By Van có mạng lưới kết nối rộng rãi với phóng viên tại các tờ báo lớn VnExpress, VietNamNet, VTV News,…Đội ngũ của Clover By Van biết cách xây dựng thông cáo, viết tiêu đề và lựa chọn thời điểm phù hợp để bài báo của bạn được duyệt nhanh – lên nổi bật. Chúng tôi thiết kế họp báo như một mắt xích trong chuỗi truyền thông tổng thể – giúp bạn tăng độ nhận diện, chuyển đổi khách hàng, tạo tiền đề cho các chiến dịch marketing tiếp theo.

Clover By Van phù hợp với ai?

  • Các thương hiệu làm đẹp, spa, clinic cần khẳng định uy tín qua báo chí
  • Doanh nghiệp công nghệ hoặc startup cần tổ chức họp báo gọi vốn, giới thiệu sản phẩm
  • Nhãn hàng thời trang, mỹ phẩm cần tạo sự kiện truyền thông nổi bật
  • Các doanh nghiệp cần ra mắt dự án, công bố đối tác chiến lược
  • Các cá nhân, tổ chức muốn truyền thông hình ảnh một cách bài bản, chuyên nghiệp

Bạn chỉ cần một ý tưởng – Clover By Van sẽ hiện thực hóa

Tổ chức họp báo là công việc đòi hỏi sự tổng hòa giữa sáng tạo, kiểm soát rủi ro và tư duy truyền thông sắc bén. Nếu bạn đang chuẩn bị một buổi họp báo quan trọng và muốn mọi thứ được vận hành trơn tru – Và Clover By Van là người đứng sau ánh đèn sân khấu – giúp bạn tỏa sáng đúng lúc.

“Một buổi họp báo thành công không chỉ là sự kiện đông người – mà là khi thương hiệu của bạn được lắng nghe, được chia sẻ và được nhắc đến sau đó.”

Hotline tư vấn:  0909.605.067

Email: [email protected]  / [email protected] 

Đia chỉ: 271/2 Nguyễn Trọng Tuyển, phường 10, quận Phú Nhuận, TP.HCM

image